Que indicadores sua farmácia deve ter?

Por Jiovanni Coelho*

Parece algo simples, mas poucas farmácias possuem um sistema eficaz de gerenciamento de indicadores. Se você ainda se sente atrasado ou frustrado, este artigo tem como foco demonstrar o caminho correto para implementar indicadores no seu negócio.

A maioria das empresas simplesmente entra na internet e busca copiar os indicadores de outras empresas e aplicá-los à sua. Lamento dizer, mas esse não é o caminho correto. De acordo com Elivelton Bento, da Evolui Consultoria, é preciso organizar uma reunião com a equipe de gestão e definir o que é importante para a empresa e, a partir dessa reunião, iniciar a criação dos indicadores que vão refletir as suas necessidades.

Quer iniciar uma gestão por indicadores?

Nessa reunião com sua equipe, defina o que é importante para o seu negócio. Depois de identificar as prioridades, organize uma sequência – do mais importante para o menos importante.

Exemplo:

1. Faturamento
2. Lucratividade
3. Fluxo de caixa
4. Estoque
5. Outros.

Mas se você ainda se sente despreparado para essa reunião, veja aqui alguns dos principais indicadores utilizados no mercado.

Indicadores básicos

Vamos começar com eles – e quando digo básicos, significa que nem é necessário questionar o assunto: você tem por obrigação implementá-los no seu negócio.

Os dois indicadores básicos para qualquer negócio são:

1. DRE
2. Fluxo de Caixa

DRE

A Demonstração do Resultado do Exercício é um relatório contábil que evidencia se as operações de uma empresa estão gerando lucro ou prejuízo, considerando um determinado período de tempo. É importante também que você utilize esse relatório todos os meses, fazendo análises e comparações com os meses anteriores.

Você pode ter uma DRE simples, uma mais detalhada ou até mesmo uma gerencial. Veja um modelo simples:

Neste modelo, você consegue identificar quanto cada linha representa em sua venda.

Dessa forma, é possível fazer análises, como:

1. Minha venda aumentou, mas minha margem caiu, porque dei mais descontos. Nesse caso, o faturamento pode ser uma ilusão.
2. Dei mais descontos, minha venda aumentou muito e o meu lucro bruto também, mas precisei contratar mais pessoas, aumentando minha despesa operacional e reduzindo o meu lucro operacional.
3. Reduzi os descontos, minhas vendas caíram um pouco, mas o meu lucro bruto aumentou. Como mantive as despesas, mesmo com a queda nas vendas, sobrou mais dinheiro.

São diversas as análises que podem ser feitas, além, é claro, de personalizar a DRE para o seu negócio. Você pode colocar as despesas com entregas e os custos financeiros de vendas por cartão de crédito como uma despesa variável – e ficar antes da linha do custo. Você pode abrir a despesa operacional por linha.

Considero a DRE gerencial como uma evolução. Por isso, foque na básica e depois avance.

Fluxo de caixa

O Fluxo de caixa é o GPS financeiro da empresa, demonstrando qual o fôlego da empresa para continuar. A realidade é que nenhuma empresa irá à falência por causa dos lucros, mas, se não houver dinheiro, com certeza irá. Lucro é diferente de dinheiro: você pode ter tido, na DRE do mês anterior, um lucro líquido de R$ 10.000,00 e um saldo bancário disponível de R$ 5.000,00, mas você decidiu investir no estoque e fez uma compra à vista, por um ótimo preço, no valor total de R$ 25.000,00. A conta é simples: vão faltar R$ 10.000,00. No fluxo de caixa, não entram o achismo, a confiança, a emoção ou pensamento positivo – se você não tiver dinheiro, a linha do tempo do fluxo de caixa irá demonstrar isso e você terá que reconsiderar sua decisão.

O fluxo de caixa pode ser iniciado em uma simples planilha de Excel, seguindo alguns passos:

Qual a expectativa de venda diária em valores?

Lance todas as contas que devem ser pagas com as respectivas datas. Naquilo que não tem valor, coloque uma expectativa.

Não esqueça de frisar também que, para as vendas diárias acontecerem, você irá pagar um boleto do fornecedor, por isso lance todas as contas.

Categorize suas contas como: despesas, produtos,   investimentos, folha de pagamento. Desse modo, você poderá identificar para onde o seu dinheiro está indo. 

Feito isso, você poderá colocar o seu saldo inicial + receitas – despesas e pronto – a cada dia do mês, você saberá quanto dinheiro tem em caixa.

E você ainda pode simular uma nova despesa e ver o impacto causado na linha do tempo.

Agora que finalizamos os dois indicadores básicos, vamos avançar para outros indicadores importantes.

Veja agora os indicadores mais aplicados nos negócios

Faturamento

Qual o meu faturamento diário, semanal, mensal e anual?

Acompanhe esse indicador diariamente e conheça o seu negócio. Dedique dez minutos do dia seguinte para entender o que aconteceu – se foi negativo ou positivo e qual a razão da variação.

Você irá perceber se foi uma decisão sua, se foi o mercado, se foi uma sazonalidade e o que interferiu nas suas vendas. Isso lhe proporcionará um poder de ação mais rápido do que qualquer concorrente.

Exemplo 1: nossa venda esta semana aumentou porque nós colocamos alguns cartazes de oferta que chamaram a atenção.

Exemplo 2: as vendas desta quarta foram inferiores às de segunda e terça, mas, pelo meu acompanhamento dos últimos meses, as quartas são dias mais frios para as vendas.

Margem de Lucro

Acompanhe a sua lucratividade com a maior frequência possível. Identifique quais são os produtos mais e menos lucrativos, qual o lucro da semana, qual o lucro mensal, qual o lucro por categoria, qual o vendedor mais lucrativo.

Você pode vender muito, mas, se não tiver lucro, o faturamento é só uma ilusão.

E minha última dica aqui: trabalhe sempre com margem e nunca com Mark-up.

Para Adriano Schinetz, consultor do Varejo Farma, os indicadores que não podem faltar são:

Análise de Ruptura

Analisar o nível de ruptura é importante, pois nos mostra o quão eficiente está sendo o setor de compras e, consequentemente, nos revelará os riscos de perdas de vendas que podem ocorrer, ou ocorrem no balcão. Essa medição é simples de ser feita. Consiste em gerar, pelo menos três vezes por semana, um relatório de estoque da Curva A de venda e por subgrupo de produtos (exemplos: genéricos, uso contínuo, anticoncepcionais, etc) e nunca permitir que os primeiros cinquenta produtos tenham estoque zerado, a menos que seja por imposição do mercado, como neste momento.

Crie uma tabela de controle e anote sempre a quantidade dos produtos zerados em cada medição realizada.

Não se pode permitir uma tendência de aumento na quantidade de produtos zerados – com as exceções já citadas.

Análise de Endividamento

Essa análise consiste em medir a tendência de quanto é a dívida com fornecedores, quando comparada à média de venda dos últimos 60 dias.

Medindo esse indicador, pelo menos três vezes ao mês, será possível saber se está havendo um alongamento de prazo com os fornecedores.

Exemplo: gera-se o valor total a pagar aos fornecedores no dia de hoje, dando o valor de R$ 100 mil.

Compara-se esse valor com a média de venda dos últimos 60 dias, que nesse exemplo seria 110 mil.

Divide-se 100 mil por 110 mil e teremos um índice de 90% de endividamento

A regra é que esse indicador jamais tenha uma tendência de aumento por vários períodos.

Análise de perdas de venda

Analisar as perdas de vendas é extremamente importante, pois permite saber quais são os principais erros operacionais que fazem com que não consigamos atender à necessidade do consumidor. Essa medição consiste num processo operacional, anotando todas as vendas não realizadas ao cliente, precisando constar a data, o produto e o motivo real da venda não ter sido feita.

Normalmente, os problemas pontuais de não conseguir atender o cliente são: ruptura, preço, forma de pagamento e mix inadequado.

A regra é que, a cada lista analisada, os problemas apontados sejam corrigidos rapidamente.

Nível correto de pagamentos a fornecedores

Consiste em manter um nível de pagamentos das compras com fornecedores dentro de um patamar saudável com o fluxo de caixa da farmácia.

Muitos tratam o nível de pagamento como a média geral de CMV da loja. Porém, é importante sempre entender que a venda pode diminuir e, junto com ela, a entrada de receita.

Dessa forma, e como precaução, a farmácia pode colocar como nível de pagamento sempre a base de 97% da média do CMV da loja.

Caso as vendas e as entradas de receitas não diminuam, haverá uma sobra maior no fluxo de caixa que poderá ser usada para um fundo de reserva ou até mesmo para antecipação de pagamentos futuros de fornecedores.

Nota fina: os indicadores dependem do seu propósito e objetivo de negócio. Não comece pela criação dos indicadores, comece por definir aonde quer chegar.

Jiovanni Coelho é CEO da SimTax, especialista em tributação e lucratividade